Guide
Bilag og opbevaring: gør dokumentationen genfindelig
Et bilag skal både dokumentere hændelsen og kunne findes igen, når regnskabet gennemgås.
Gem dokumentationen, ikke kun betalingen
En bankpost viser, at penge er flyttet, men ikke nødvendigvis den leverance, som betalingen vedrører. Knyt faktura, kvittering eller andet relevant grundlag til posteringen. Hvis der kræves en forklaring, så gem den sammen med materialet. Det gør kontrolsporet brugbart for både dig og den, der senere gennemgår regnskabet.
Regn opbevaringen fra det rigtige tidspunkt
Bogføringslovens hovedregel er fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Andre regler kan stille yderligere krav. Skattestyrelsens momsvejledning nævner eksempelvis ti år for materiale om anskaffelse og ombygning af ejendomme. Lav derfor ikke en automatisk sletteregel alene ud fra datoen på en enkelt faktura.
Lav en fortegnelse over arkivet
Lav en fortegnelse over, hvor bogføringsjournal, købsbilag, salgsfakturaer og indberetningskvitteringer findes. Angiv, hvem der administrerer adgangen, og hvordan materialet kan eksporteres. Afprøv en genfinding med en kollega eller rådgiver, så arkivet også fungerer, hvis den sædvanlige ansvarlige er fraværende.
Bevar sammenhængen, også efter et systemskift
Opbevaring handler både om læsbare dokumenter og forbindelsen til bogføringen. En mappe med PDF-filer uden bilagsnumre kan gøre kontrollen vanskelig, mens en bogføringsjournal uden de tilhørende bilag mangler sit grundlag. Test derfor en stikprøve efter en eksport: find en postering, åbn bilaget, og kontrollér, at periode og beløb passer.
| Materiale | Opbevaringskontrol |
|---|---|
| Regnskabsmateriale efter bogføringslovens hovedregel | Fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører |
| Momsregnskabets materiale | Kontrollér også momsreglernes krav, herunder særlige regler for fast ejendom |
| Materiale efter ophør eller rådgiverskift | Sørg for fortsat adgang i resten af den relevante opbevaringsperiode |
| Eksport fra lukket abonnement | Åbn faktiske filer, og kontrollér koblingen mellem journal og bilag |
Det skal du have klar
- Bilag koblet til posteringer med entydige referencer.
- Opbevaringsperiode vurderet pr. materialetype.
- Testet arkiv, adgang og sikkerhedskopi.
Spørgsmål og svar
Begynder de fem år på fakturadatoen?
Må jeg slette arkivet, når virksomheden lukker?
Kan alle bilag slettes efter samme dato?
Kom videre med opgaven
Senest opdateret 8. oktober 2026. Kilderne er læst den 8. oktober 2026.
Kilder og seneste kontrol
- ErhvervsstyrelsenVejledning om bogføringslovenlæst
- RetsinformationLov om bogføring, LOV nr. 700 af 24. maj 2022læst
- SkattestyrelsenFå styr på din virksomheds momsregnskablæst
Kilder og faktapåstande er kontrolleret særskilt fra tekstens udarbejdelse.
Regler, priser og frister gælder med de afgrænsninger, der står i teksten. Arbejdsgange og tjeklister er redaktionens forslag.
Fra viden til handling
Få afklaret din konkrete opgave
Beskriv, hvad du har brug for, og hvad du allerede har klar. Du behøver ikke kende alle svarene.