Regnskab i en forening

Lav en opdeling af:

• Kontingenter.
• Medlemsaktiviteter.
• Salg til andre.
• Tilskud.

Skattestyrelsen beskriver kontingenter og leverancer til medlemmer som ikke-erhvervsmæssig indkomst. Erhvervsmæssig indkomst medfører normalt skattepligt, mens almennyttige og almenvelgørende foreninger har særlige betingelser. Skattefrihed er ikke en generel fritagelse for regnskab. Moms, lønsumsafgift og lønindberetning skal vurderes særskilt; foreningens navn eller frivillige bemanding afgør dem ikke.

En bestemt momsfritagelse gælder ydelser og nært tilknyttede varer til medlemmernes fælles interesse, finansieret af kontingent.

Den kræver nær tilknytning til et af disse kvalificerede formål:

• Politisk.
• Fagforeningsmæssigt.
• Religiøst.
• Patriotisk.
• Filosofisk.
• Filantropisk.
• Borgerlige rettigheder.

Foreningen må ikke arbejde med gevinst for øje, og fritagelsen må ikke fordreje konkurrencen. Særskilt betalt varesalg til medlemmer er ikke omfattet af netop denne fritagelse. Registrér derfor kontingent og ekstrakøb hver for sig, og dokumentér, hvilken regel hver aktivitet følger. Skattefri indkomst og momsfritagelse er to forskellige vurderinger.

Hvis et tilskud er knyttet til et bestemt projekt, bør budget, udgifter og dokumentation kunne følges for projektet. Læs tilskudsvilkårene for krav til periode, dokumentation og erklæring. En almindelig årsopgørelse opfylder ikke nødvendigvis en bevillingsgivers særskilte krav. Brug en projektkode eller en særskilt opgørelse, som kan sammenholdes med bevillingen. Skeln mellem penge modtaget, beløb brugt og beløb, der eventuelt skal tilbagebetales. Få krav om revisorerklæring med i tilbuddet, før bevillingsperioden slutter.

En enkel kontrol kan være, at én person klargør betalingen, og en anden godkender den. Ved kassererskifte bør adgange, bilag, bankafstemning og åbne udlæg overdrages sammen. Undgå at lade hele regnskabshistorikken være afhængig af en privat e-mailkonto. Overdrag en liste over ventende betalinger, uafklarede udlæg, tilskudsfrister og de personer, der har adgang. Del materialet via en foreningskontrolleret løsning. En medlemsliste med private oplysninger skal ikke indgå i en åben forespørgsel om pris.

Send vedtægter, sidste regnskab og eventuelle tilskudsaftaler til rådgiveren. Afklar, hvem der skal kontrollere regnskabet, hvornår bestyrelsen skal behandle det, og hvilket materiale generalforsamlingen skal modtage. Prisen skal afspejle antal projekter, særregnskaber, lønmodtagere og bevillingskrav. Spørg, om honoraret omfatter hjælp til årsregnskabet, gennemgang efter vedtægterne eller en erklæring fra en godkendt revisor. En valgt foreningsrevisor og en godkendt revisor er ikke nødvendigvis samme rolle.