Regnskab for kreative bureauer

Saml tilbud, godkendte ændringer, timer og leverandørkøb under én reference. Ved projektets afslutning skal det være synligt, om alt aftalt arbejde er faktureret. Et fast budget uden opdatering for ekstra korrekturrunder eller nye leverancer viser ikke den aktuelle økonomi.

Ved årsskiftet skal en projektoversigt vise:

• Hvad der faktisk er leveret.
• Hvilke leverancer kunden har godkendt.
• Hvad der er faktureret.
• Hvad der resterer.

Det er beslutningsgrundlaget for periodisering. En projektleder skal forklare status; en liste over sendte fakturaer kan ikke alene vise fremdriften.

Klargøring til årsafslutning

Knyt fotograf, udvikler og andre leverandørers bilag til kunde, projekt og leveringsperiode.

Ved en licens skal oversigten også vise:

• Rettighedens varighed.
• Den aftalte brug.
• Om den viderefaktureres.

Så kan bureauet opdage en kundeleverance, hvor en nødvendig licens ikke er medregnet, eller et abonnement, der fortsætter efter projektets ophør. Dette er en kontrol af aftaler og udgifter, ikke en juridisk godkendelse af rettighederne.

Når bureauet betaler mediekøb for en kunde, skal det først være klart, hvem der køber hos platformen.

Et udlæg uden for momsgrundlaget kræver:

• Kundens navn og regning.
• Ingen avance.
• En særskilt udlægskonto.

Bureauet har ikke momsfradrag for selve udlægget.

Mediekøb i bureauets eget navn kan derfor ikke blot mærkes udlæg, fordi kunden betaler beløbet tilbage. Hold bureauhonorar, mediekøb og eventuel kundebetaling forud adskilt, så både momsgrundlag og resterende kundebudget kan følges.

Skattestyrelsen: Betingelser for udlæg uden for momsgrundlaget

En månedlig rapport kan prioritere det arbejde, der mangler fakturering, og de kunder, der mangler at betale. Sammenlign projekters indtjening efter eksterne køb og brugt tid, ikke blot faktureret omsætning. Vis separat, om der mangler fakturering, en leverandørfaktura eller en kundegodkendelse. En ekstra korrekturrunde uden opdateret aftale skal blive synlig, før den optræder som et lavt projektresultat ved afslutningen.